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  • AutorenbildTina Beyer

Daten nur einmal erfassen: Initiative zur Verbesserung der Geflüchtetenregistrierung in Berlin

Zum Thema „Daten nur einmal erfassen - Wie Verwaltungsprozesse verbessert werden können – am Beispiel ukrainischer Geflüchteter“, kamen am 28.März im Goldberger Saal des VBKI Vertreter:innen relevanter verwaltungsseitiger Akteure und anderer Organisationen zusammen, um im Rahmen der Strategie Gemeinsam Digital: Berlin (GD:B) organisations-, abteilungs- und ressortübergreifend gemeinsame Lösungsansätze zu entwickeln. Dabei wurde schnell klar: Eine zentrale Erfassung der Daten von Geflüchteten ist notwendig, um den Registrierungsprozess für alle Beteiligten zu erleichtern.




Das Projekt wurde vom gemeinnützigen Verein DiBCoE (Digitize Berlin - Connect Europe) initiiert und mit Unterstützung des Instituts für Partizipatives Gestalten professionell ausgestaltet. Im Vorfeld der Veranstaltung fanden bereits eine Reihe von Workshops statt, um den Registrierungsprozess ukrainischer Flüchtlinge in Berlin umfassend zu visualisieren und bestehende Medienbrüche zu identifizieren.


Die bisherigen Erfahrungen haben verdeutlicht, dass die erfolgreiche Umsetzung eines gezielten Lösungsansatzes maßgeblich von der Einbeziehung aller relevanten Organisationen abhängt. Eingeladen zur Maßnahmenwerkstatt wurden daher alle Verwaltungsakteur:innen, die in den Registrierungsprozess der Geflüchteten eingebunden sind. Vor Ort im Goldberger Saal waren das Jobcenter und das Sozialamt Marzahn-Hellersdorf, die SenInnDS, SenIAS – insbesondere die Abteilung IntMig, und das LAF. Unterstützt wurden sie zusätzlich von der Caritas, dem CityLAB Berlin, der ukrainischen Initiative Podiya, Berlin Partner, sowie Vertreter:innen aus Wien und Dänemark, die mit ihren Erfahrungswerten aus Sicht der Geflüchteten sowie Best Practice aus dem Ausland spannende Impulse setzen konnten.

Optimierungspotenzial bei Prozessen und behördenübergreifendem Austausch

In einem Gallery Walk wurde die teils komplexe und frustrierende Erfahrung der Geflüchteten und Verwaltungsmitarbeitenden im Berliner Registrierungsprozess physisch erlebbar gemacht. Dabei wurden insbesondere folgende Problemstellung identifiziert:

  • Viele Prozesse gestalten sich analog und repetetiv: Personenbezogene Daten müssen bei jedem Kontakt mit einer neuen Behörde manuell erfasst werden und können nicht oder nur limitiert von anderen Stellen digital beschafft werden.

  • Der bezirksübergreifende Datenaustausch ist, insbesondere hinsichtlich der Standardisierung von Prozessen und eingesetzter Systeme, ausbaufähig.

  • Einfachere und schnellere Lösungen sind möglich: Best Practice aus Leipzig, Wien oder Dänemark geben gute Impulse, wie realistisch umsetzbare Prozesse in Berlin aussehen können.

Berlin braucht eine behördenübergreifende Datenplattform

In gemischten Kleingruppen beschäftigten sich die Teilnehmenden mit der Frage, wie Klient:innendaten (beispielsweise von Geflüchteten) so organisiert werden können, dass autorisierte Verwaltungsmitarbeitende schnell und unkompliziert darauf zugreifen können. Insbesondere folgende Schwerpunkte wurden hierbei herausgearbeitet:

  • Berlin braucht schnellstmöglich eine behördenübergreifende Datenplattform, um effektiv auf die Bedarfe der Betroffenen als auch der Verwaltungsmitarbeitenden reagieren zu können. Diese soll so konzipiert sein, dass eine Anbindung und Nutzung bundesweiter Lösungen (beispielsweise vom Ausländerzentralregister) unkompliziert möglich ist.

  • Länder- und ressortübergreifende Lösungen sind die Zukunft, und mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung des Ausländerzentralregisters und der darüber hinausgehenden Registermodernisierung bereits auf einem guten Weg. Um jedoch zeitgemäß auf existierende Herausforderungen reagieren zu können, gilt es im Berlin-spezifischen Rahmen zu denken und schnell nutzbare Lösungen anzubieten.

  • Die Verwaltung will! In der gemeinsamen Arbeit flossen viel Energie, Enthusiasmus und der Wunsch, Dinge zu verändern zwischen den Verwaltungen. Nun ist es wichtig, die Politik noch mehr ins Boot zu holen.

Mit der Einbettung der Initiative in die Berliner Smart City Strategie “Gemeinsam Digital:Berlin (GD:B)” und der Zusammenarbeit mit CDO Ralf Kleindiek ist ein erster Schritt getan, um Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft enger zu verzahnen. Wie eine konkrete Ausgestaltung der Datenplattform aussehen kann und welche kurzfristigen Maßnahmen hilfreich sein können, wird in den nächsten Wochen und Monaten konkretisiert.

Gemeinsam Digital: Berlin

Die Smart City Strategie "Gemeinsam Digital: Berlin" (GD:B) konzentriert sich darauf, Berlin in eine digital vernetzte, nachhaltige und lebenswerte Stadt zu verwandeln. Der Schwerpunkt liegt auf der Förderung von Digitalisierung und Innovation, um die Lebensqualität der Bürger:innen zu erhöhen, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Verwaltung effektiver zu gestalten. Dabei werden verschiedene Themenbereiche wie Mobilität, Umwelt, Verwaltung, soziale Integration und wirtschaftliche Entwicklung adressiert, um eine integrative und ganzheitliche Entwicklung der Stadt zu fördern. Mehr dazu hier.


Die bisherigen Erkenntnisse sprechen eine klare Sprache: Nur gemeinsam und organisationsübergreifend können wirksame Veränderungen angestoßen werden. Eine Berlinweite, standortübergreifende Kollaboration statt Insellösungen in Bezirksstellen hat bereits erste kleinere Erfolge gebracht und wird auch zukünftig eine entscheidende Rolle in der Verwaltungsoptimierung spielen.

Organisationsübergreifendes Team entwickelt Aktionsplan

Die bisherigen Ergebnisse wurden zusammengefasst und bilden die Basis für alle weiterführenden Maßnahmen, die von einem organisationsübergreifenden Team übernommen werden. Dieses Team wird sich in den kommenden Wochen zusammenfinden und einen detaillierten Aktionsplan ausarbeiten, um die gesammelten Vorschläge erfolgreich umzusetzen.



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